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关于通过扫描方式签署合同的效力简析
发布时间:2019-03-04 08:34:14  来源: 董秘办 周亚丽  浏览次数:

一、一般情况下,如果采用甲方在合同上盖章扫描后通过电子邮件的方式发送给乙方,再由乙方打印后加盖公章,发回甲方这种方式进行签章,且合同经过实际履行,有相关的证据证明相关邮箱分别由合同双方控制的,合同可以被认定为有效。

例如,在《意赛德(天津)自动化仪器有限公司与北京信邦电子有限公司买卖合同纠纷二审民事判决书》中,虽然信邦公司与意赛德公司之间未签订传统意义上的书面的纸质合同,但该案所涉合同系意赛德公司员工张将合同扫描后通过电子邮件(邮箱为anbying@126.com)发送给信邦公司,信邦公司盖章扫描后回传给意赛德公司,且双方之间的所有合同均采用此方式签订。法院经调取anbying@126.com邮箱注册信息及内容,最终“对两份合同的真实性予以确认,信邦公司与意赛德公司之间的买卖合同系双方当事人真实意思表示,未违反法律法规的强制性规定,应予认定合法有效,双方当事人应依约定履行各自的权利义务。”

二、但是采用这种方式进行签章存在一定风险。

1、首先,如果合同中只有一般约定“本合同自双方签订之日起生效”,但是实际上采用这种签章方式的,由于扫描打印后的合同文本为复印件,根据最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的意见》规定,证据材料为复制件,提供人拒不提供原件或者原件线索,没有其他材料可以印证,对方当事人又不承认的,在诉讼中不得作为认定事实的根据。因此,合同存在被认定为无效的风险。

例如,在《天津嘉腾科技发展有限公司与北京东方盛隆科技有限公司买卖合同纠纷一审民事裁定书》中,双方在涉案合同中明确约定:“本合同自双方签订之日起生效,共二份,双方各一份,传真有效。”天津嘉腾公司主张该份合同系李红杰在东方盛隆公司盖章后扫描入电脑,再通过QQ软件将电子扫描件传给天津嘉腾公司,其将电子扫描件印出并盖章后再扫描入电脑,再通过QQ软件将电子扫描件传回李红杰处。法院最终认定“合同具有相对性,天津嘉腾公司提供的《QSC产品销售合同》虽然注明“传真有效”,但天津嘉腾公司提交的该份合同并非传真件,亦无法提供合同原件,且付款凭证亦显示货款付至李红杰个人账户,故天津嘉腾公司提交的证据不足以证明其与东方盛隆公司之间存在其所主张的买卖合同关系。”

2、其次,还应该注意,无论是采用此种签章方式还是使用传真方式的,均应该尽可能的完成甲先盖章发给乙方,乙方盖章后再发回甲方的流程。

在前述流程中,如果乙方盖章后未发回甲方,在实际的操作过程中,合同又经过了乙方的变造,则合同可能被认定为不成立。

例如,在《青岛东玻新能源玻璃科技有限公司与威海市威蓝进出口有限公司一案二审民事判决书》中,双方采用传真方式完成涉案三份合同的盖章,原告提交盖有原告及被告公章的合同,要证明该合同经被告盖章后扫描再传给原告,原告再盖章回传给被告,被告主张原告的盖章是后期盖上去的。原告没有将该合同回传过被告,但对内容没有异议。法院最终认定“原告提交的合同传真件复印件与后来提交的原件在形式上并不一致,合同中打印的合同主体分别是‘威海威蓝进出口有限公司’与‘威海威蓝玻璃有限公司’,原告陈述合同是被告先传的,因此原告存在变造合同的情形;合同法第二十六条规定承诺通知到达要约人时生效,若本案原告将合同回传给被告,可以认定原告将承诺通知了被告,但庭审中原告并没有证据证明其已将合同回传给被告,原告也无证据证明被告已按合同实际履行,因此,该合同不能认定已成立。”

如若合同由己方先行盖章扫描发送给对方,对方盖章后虽未发回,但合同已实际履行且无变动的,法院也可能依旧认定合同有效。

例如,在《湖南凯杰科技有限责任公司与宁波司普瑞茵通信技术有限公司定作合同纠纷一审民事判决书》中,双方均通过电子邮件签订合同,原告称合同上虽无被告盖章,但合同是被告业务负责人章国佐通过电子邮件的方式发送订单,原告盖章后扫描给被告并发送电子邮件给被告,被告未回复。而且《采购订单合同》系本案的关键证据,原告在提供合同复印件的同时,也提供其他证据作为佐证。对此,法院最终认定“被告抗辩《采购订单合同》系原告方制作并盖章,需由其盖章回传后,双方之间的合同关系才得以建立。本院认为,按一般常理,订单应为需方向供方出具并由供方确认,且涉案合同的名称系《宁波司普瑞茵通信技术有限公司采购订单合同》,按通常理解,该订单应为被告制作的……故本院认为该份合同应为被告向原告交付,虽无被告方盖章,但其意思表示明确,原告盖章确认后双方均以实际行动履行了部分合同义务,因此双方之间的合同关系成立并生效。”

三、综上,建议公司在起草合同的时候优选传真方式签署协议。如果只能选择采用扫描的方式,应该在合同中明确本合同自甲方签章并扫描发送至乙方指定邮箱后,由乙方打印并签章后扫描发送至甲方指定邮箱后生效。在实际履行过程中,还应注意保留相关的合同履行证据,以补强合同的证明力。


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